各教学院：
为及时准确做好2023届毕业生档案整理、转递工作，确保毕业生档案完整、安全、无误邮寄，现就毕业生学籍档案整理、邮寄及电子学籍档案填写等相关工作通知如下：
一、归档时间
毕业生离校前。
二、归档学籍材料内容
毕业生纸质学籍档案包括高中（专科）学籍、高考（专升本）档案、高考准考证、入学通知书、体检表、新生入学资格复查表、新生入学登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、成绩单、学士学位审批表、学生在校期间学籍异动相关证明材料、各类表彰登记表、各类奖学金登记表、处分材料及解除处分材料、学生实习总结、军训鉴定表、在校期间应征入伍服兵役的相关材料、考生电子档案信息纸质材料、团员档案材料等。
党员档案材料按照学校组织部相关要求办理。
三、电子档案填写
（一）毕业生填写
5月10日前，毕业生登录电子档案系统，完成本人电子档案填写工作，具体填写步骤如下：
第一步：浏览器打开链接：https://xg.nyist.vip；
第二步：点击“学籍档案”卡片，进入档案填报系统；
第三步：点击“开始填报”按钮或上方导航栏“档案填报”，开始逐个填报列表内相关事项，填写完毕后提交，（注：本系统推荐使用Chrome浏览器，不兼容IE9以下版本）。
第四步：填写完毕确认无误后，点击“提交档案”（如暂时没写完整，可点击“暂存”功能）。
第五步：待辅导员审核后，学生在“我的档案”中，点击“下载”，正反打印、粘贴照片并签名后，以班为单位收齐交给辅导员老师。
学生电子档案填报操作说明：
https://www.yuque.com/docs/share/8f627cf0-abde-4ffd-b0f3-e33fd737256b或进入系统后通过上方导航栏“使用帮助”打开进入手册。
（二）辅导员审核
5月15日前，毕业生辅导员登录电子档案系统，对毕业生填写的电子档案进行审核。
第一步：浏览器输入网址：https://xg.nyist.vip/XMAdmin；
第二步：扫描二维码，进入智慧学工系统；
第三步：点击左侧菜单栏“电子学籍”即可进行学生档案管理界面，辅导员可在此功能下处理学生已提交学籍档案审批工作，主要功能操作：档案检索、预览查看、档案审核、批量审核、批量打印。
《教职工用户手册》：
https://www.yuque.com/docs/share/0c6ac394-99df-41a4-9d4f-e4df4ac54965?# 。
四、学籍档案归档
5月16日—5月20日，毕业生自行从电子档案系统中下载，用A4纸正反打印，签名完善后以班为单位交给辅导员老师。
5月21日—6月中旬，各学院收齐学生学籍材料并加盖学院公章后，统一到学生处加盖学籍档案专用章，装入学生个人学籍档案。
五、学籍档案邮寄
1.毕业生档案采用国内标准快递（EMS）邮寄，学生处负责联系邮政局工作人员到各教学院邮寄毕业生档案。毕业生到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，档案转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，档案可转递至户籍地公共就业人才服务机构，也可根据毕业生本人申请，将其档案在学校保留两年，两年期满后毕业生未申请转递的，转递至户籍地公共就业人才服务机构。各学院按照档案转递地址认真填写《XX学院2023届非南阳地区毕业生档案邮寄信息统计表》（见附件1）。
2.报到证地址为南阳地区的学生档案，各学院整理密封后，填写《XX学院2023届南阳地区毕业生档案移交信息统计表》（见附件2），连同学籍档案统一交至学生处档案室，由档案室负责转交至南阳市人才交流中心。
3.升学档案：考取专升本的同学，持所录取学校的录取通知书到各自辅导员处登记邮寄地址，由学院统一邮寄；考取研究生的毕业生持所录取学校开具的调档函，由辅导员按照调档函上的要求办理档案转寄；以上情况辅导员均需在附件1中作好记录。
4.因各种原因无法邮寄的档案，各学院收集齐全并填写《XX学院2023届毕业生留校学籍档案移交表》（见附件3），尽快移交至学生处学籍档案室保存。
六、相关要求
1.学籍档案是学生个人高中阶段和大学阶段政治面貌、学习经历的记录，是学生毕业后人事管理和服务的依据，更是做好毕业生工作的重要环节。各教学院要高度重视，指定专人负责，在毕业生学籍档案收集、整理、邮寄过程中，要严格遵守档案工作的有关规定，做好保密工作，保障档案材料的安全；要与入学时档案认真核对，确保档案材料完整，谨防材料重复、错装漏装等。
2.各教学院要按照日程安排，统筹安排毕业生学籍档案相关工作，要通过毕业生教育等途径增强毕业生对学籍档案整理、寄递、接转工作重要性的认识。
3.归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料应对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，由学生档案形成部门按规定加盖公章或个人署名，并注明形成材料的时间。
附件：
1.XX学院2023届非南阳地区毕业生档案邮寄信息统计表
2. XX学院2023届南阳地区毕业生档案移交信息统计表
3. XX学院2023届毕业生留校学籍档案移交表
学生处
2023年5月4日
